TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ – SUORAMARKKINOINTI
Gainer Oy käsittelee suuria määriä markkinointirekistereitä. Toimintamme elinehto on, että yhteistyökumppanimme ja loppuasiakkaamme voivat luottaa Gainer Oy:n käsittelevän kaikkia henkilötietoja vastuullisesti. Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa Gainer Oy:n toimintatapoja suoramarkkinointirekisterien käsittelyssä ja markkinointikampanjoiden läpiviennissä.
Gainer noudattaa kaikkien henkilötietoja sisältävien rekisterien käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia toimintatapoja, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Noudatamme myös Asiakkuusmarkkinointiliiton ohjeistuksia liittyen markkinointirekistereiden käyttöön.
SUORAMARKKINOINTIREKISTERIT
EU:n tietosuoja-asetus määrittelee Henkilötietojen käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksissa oikeutetun edun mukaiseksi (resitaali 47): ”Henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa voidaan pitää oikeutetun edun toteuttamiseksi suoritettuna.”
Gainer on markkinointirekisterien osalta rekisterin käsittelijä, rekisterin ylläpitäjiä ovat toimeksiantajamme. Gainer ei itse ylläpidä omaa rekisteriä suoramarkkinointiin. Gainer käyttää rekistereitä vain siten ja siihen tarkoitukseen, mitä rekisterinpitäjien kanssa on tapauskohtaisesti kirjallisesti sovittu.
Pääsääntöisesti toimeksiantajamme toimittavat meille rekisterit puhelinkampanjoita varten. Gainer voi myös tilata toimeksiantajan puolesta rekisterin joltain markkinointirekistereitä myyvältä toimijalta. Markkinointirekistereissä on aina tieto siitä, mikä niiden lähde on, jolloin pystymme aina kysyttäessä kertomaan kuinka asiakas on päätynyt meille soittoon.
Soittorekisterit toimitetaan salattuina, salausmenetelmä sovitaan aina tapauskohtaisesti kunkin toimeksiantajamme ja/tai rekisteritoimittajamme kanssa. Samalla tavalla sovitaan myös salaus Gainerin palauttamille aineistoille kuten saaduille tilauksille, osoitteenmuutoksille ym. henkilötietoja sisältäville yhteenvedoille.
Soittorekistereitä ja niihin liittyviä tilauksia käsitellään ulossoittojärjestelmässä sekä suojatussa tiedostojakopalvelussa, joissa on molemmissa käyttäjätunnuksin ja salasanoin hallinnoitu roolitus. Tiedot eivät missään vaiheessa tallennu Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Asiakastietoja ei pääsääntöisesti käsitellä tai siirrellä soittojärjestelmän ja tiedostojakopalvelun ulkopuolella (paperitulosteina, USB-tikuilla tms.) Poikkeustapauksista sovitaan aina toimeksiantajan kanssa erikseen kirjallisesti.
Markkinointirekisteri sisältää yleensä lähinnä yhteystietoja: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero. Lisäksi keräämme tilauksiin ja sopimuksen syntyyn tarvittavat taustatiedot, kuten esim. tilattu tuote, tilauksen alkupäivä, laskun eräpäivä jne. Kirjaamme myös ylös osoitteenmuutoksia tai muita markkinointipuhelun yhteydessä esiin tulevia asiakastietojen päivityksiä.
Markkinointirekistereissä ei koskaan ole arkaluontoiseksi luokiteltuja tietoja, kuten etnistä taustaa tai poliittista mielipidettä.
Jos kampanjan läpivienti edellyttää esim. henkilötunnusta, sovitaan toimeksiantajan kanssa erikseen kirjallisesti tapauskohtaiset toimintatavat. Tyypillisesti tällaiseen kampanjaan osallistuvat markkinoijat allekirjoittavat erillisen salassapitosopimuksen, rekisterin tuhoamisaikataulut sovitaan tavallista tiukemmiksi, Gainer sitoutuu lähettämään kirjallisen kuittauksen rekisterien poistosta tms.
Gainer hävittää kaikki saamansa markkinointirekisterit kyseisen kampanjan päätyttyä tai kun kyseinen rekisteri on soitettu läpi. Jos ei toimeksiannossa ole erikseen muuta sovittu, rekisterit poistetaan viimeistään noin 4-6 kk viimeisten soittojen jälleen.
Gainer ei toimita toimeksiantajilta tulleita markkinointirekistereitä eteenpäin kolmansille osapuolille, eikä käytä markkinointirekistereitä mihinkään ko. kampanjan ulkopuoliseen tarkoitukseen.
Gainer ei kerää käyttäytymistietoja, eikä tee markkinointirekistereihin profilointia tai mitään muutakaan automatisoitua päätöslogiikkaa.
SUORAMARKKINOINNIN TOIMINTAMALLI
Jokainen markkinointirekistereitä käsittelevä Gainerin työntekijä allekirjoittaa heti työsuhteen alussa salassapitosopimuksen ja hyväksyy Gainerin tietoverkon käytännesäännöt. Säännöissä sitoudutaan siihen, ettei työsuhteen/työskentelyn aikana tai sen päättymisen jälkeen paljasta, luovuta kolmannelle osapuolelle tai muutoin hyödynnä toisen osapuolen edustajan luottamuksellista yritystietoa tai muuta toiseen osapuoleen liittyvää luottamuksellista tietoa, jonka on saanut tietoonsa toimeksiannon suorittamisen yhteydessä.
Gainerin ulossoittojärjestelmän tarjoaa pilvipalveluna All Os Oy. Kaikki tietoliikenne Gainerin ja soittojärjestelmän välillä on salattua. Jokaisella käyttäjällä on All Os-järjestelmään henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, esimies- ja markkinoijatunnuksilla on erilaiset käyttöoikeudet.
Käytännesäännöissä työntekijä sitoutuu mm. siihen, että käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia. Tunnuksen omistaja vastaa siitä, että tunnusta käytetään sääntöjen ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Tunnisteiden, salasanojen ja avaimien luovuttaminen eteenpäin on ehdottomasti kielletty. Työntekijän poistuessa Gainerilta hänen käyttöoikeutensa poistetaan välittömästi. Käyttäjätunnuksien ja käyttöoikeuksien hallinnoinnista on päävastuussa IT-päällikkö.
Toimeksiantajien toimittamat soittomateriaalit tallennetaan esimiesten toimesta soittojärjestelmään kampanjoittain. Yksittäisen kampanjan asiakastietoihin pääsevät käsiksi vain kampanjoita hallinnoivat esimiehet, ja ne työntekijät, joille on erikseen annettu oikeus kyseiseen kampanjaan.
Yksittäisen markkinoijan tunnuksilla ei pysty tekemään asiakasrekistereihin massatoimintoja, kuten lataamaan koko listaa ulos. Markkinoija voi käsitellä tietueita vain yksi kerrallaan, ja hän näkee ja pystyy muokkaamaan ainoastaan niitä asiakkaan tietoja, jotka hänelle määritellään näkyviksi.
Esimiehet poimivat tehdyt tilaukset järjestelmästä, ja toimittavat ne sovittuja salausmenetelmiä käyttäen toimeksiantajille.
Kampanjan päätyttyä se deaktivoidaan soittojärjestelmästä, ja asiakkaan toimittamat soittolistat hävitetään.
PUHELUTALTIOT
Gainer Oy tallentaa kaikki markkinointipuhelut. Puhelutallenteet ovat suojatulla palvelimella, jota hallinnoi All Os Oy. Tallenteisiin pääsee käsiksi vain siihen vaadittavilla esimiestunnuksilla.
Gainer Oy käyttää puhelutallenteita todisteena kauppatapahtumasta, apuna erilaisiin mahdollisiin jälkiselvityksiin (esim. reklamaatiot), myyntityön laadun valvontaan sekä sisäisiin koulutuksiin.
Puhelutallenteiden säilytysaika voidaan sopia kunkin toimeksiantajan kanssa erikseen, maksimissaan tallenteita säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne poistuvat soittojärjestelmästä automaattisesti.
Pääsääntöisesti Gainer säilyttää itse puhelutallenteet, sekä vastaa niiden tietoturvallisesta käsittelystä.
Gainer voi pyynnöstä litteroida auki puhelun sisällön, tai tarjota mahdollisuuden tulla kuuntelemaan tallenne Gainerin toimipisteesseen.
Mikäli toimeksiantaja haluaa siirtää puhelutallenteita itselleen, tehdään siitä aina erillinen kirjallinen sopimus, jossa tallenteiden vastaanottaja sitoutuu noudattamaan omalta osaltaan tietosuojadirektiivin mukaisia toimintatapoja.
- Puheluita ei saa editoida, eikä luovuttaa eteenpäin.
- Taltiot sisältävät usein henkilötietoja ja yritys saa käsitellä taltioita vain suunniteltuihin ja nimettyihin tarpeellisiin tarkoituksiin.
- Vain ne henkilöt saavat käsitellä taltioita, joiden nimettyihin tehtäviin taltioiden käsittely kuuluu. Henkilöillä on vaitiolovelvollisuus taltioiden henkilöön liittyvästä sisällöstä.
- vastaanottajan on tietoturva huomioon ottaen suunniteltava ja toteutettava taltioiden säilyttäminen, käyttö ja hävittäminen.
Tallenteita ei siirretä suojaamattomina äänitiedostoina, vaan aina käyttäen toimeksiantajan kanssa tapauskohtaisesti sovittua salausmenetelmää.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Suoramarkkinoinnin asiakas on oikeutettu tarkistamaan kaikki häneen liittyvät tiedot, sekä tulemaan halutessaan unohdetuksi. Täytyy kuitenkin muistaa, että Gainerin käytössä on vain markkinointikampanjointiin tarvittavat tiedot, eli lähinnä nimiä, puhelinnumeroita ja osoitteita, mutta toimeksiantajien asiakasrekistereihin Gainerilla ei ole pääsyä.
Gainerin myyjä voi kertoa itsellään näkyvät tiedot heti puhelun yhteydessä. Asiakas voi myös tehdä Gainerille selvityspyynnön, johon Gainer vastaa kuukauden kuluessa. Selvityspyyntö edellyttää tunnistautumista, pyytäjällä on oltava vähintään sama nimi, puhelinnumero, osoite ja/tai sähköpostiosoite mistä Gainer on häntä alun perin tavoitellut.
Asiakkaalla on oikeus kieltää Gainerin soitot. Gainer ylläpitää omaa estolistaa. Lista koostuu pelkistä puhelinnumeroista, joiden soittoon latautumisen Gainerin ulossoittojärjestelmä estää automaattisesti. Gainer välittää markkinointikampanjoissa tulevat soittokiellot toimeksiantajilleen, mutta suosittelemme tekemään kiellon (myös) suoraan kyseiselle toimeksiantajalle.
YHTEYSHENKILÖ
Mikko Laakso
Tietosuojavastaava
mikko.laakso@gainer.fi
+358 40 548 9511
